Ifølge Parkinsons Lov har arbejdsopgaver en tendens til at tage den tid, der er sat af til at løse dem. Men hvad sker der, når vi udfordrer loven og tvinger os selv til at løse vores opgaver mere effektivt? Det har vi undersøgt i IIH Nordic – og med gode resultater.

Hvad er Parkinsons Lov?

Parkinsons Lov blev formuleret i 1957 som en kritik af den offentlige sektor. Men loven, der siger, at ”work expands so as to fill the time available for its completion” er ikke kun relevant for bureaukratiet. At bruge den al den tid, vi har til rådighed til at løse en opgave, er nemlig noget langt de fleste kan genkende, uanset hvilken sektor og branche, de arbejder i – det er en kilde til ineffektivitet og en tendens, der giver anledning til at kigge nærmere på og forholde os kritisk til måden, vi planlægger og prioriterer vores arbejde på. Parkinsons lov kan altså være med til at forklare, hvorfor vi indimellem bruger mere tid på at løse en arbejdsopgave, end vi behøver.

Fra 5 til 4 arbejdsdage

I dag arbejder vi 4 dage om ugen i IIH Nordic, men vi når det samme, som da vi arbejdede 5. Men hvordan kan det egentlig lade sig gøre at sænke arbejdstiden med 20 % og stadig nå i mål med arbejdsopgaverne?

En del af forklaringen er, at vi forholder os aktivt til den måde vi arbejder på – og til de deadlines, vi arbejder med. Helt konkret betyder det, at vi afsætter den tid til opgaven, som vi bør kunne løse den på, fremfor at lade den tid, vi har til rådighed, styre, hvor lang tid opgaven kommer til at tage. Her kommer udtrykket less is more til sin ret. Når vi ændrer måden, vi prioriterer vores tid og opgaver på, så opdager vi nemlig at vi kan nå mere end vi selv tror. Det frigiver tid til andre arbejdsopgaver – eller til andre gøremål.

Undgå pseudoarbejde og overspringshandlinger

Når vi giver os selv kortere deadlines, ender vi så med at levere et dårligere stykke arbejde? Ikke ifølge forfatterne, Dennis Nørmark og Anders Fogh Jensen. I bogen Pseudo-arbejde argumenterer de for, at den tid vi skærer væk, typisk er overspringshandlinger og pseudo-arbejde; arbejde, der er meningsløst i den forstand, at det ikke har betydning for andre end den, der udfører det. Når man skærer ind til benet og sætter deadlines, der afspejler den tid, man rent faktisk bør kunne løse opgaven på, så går det altså ikke ud over kvaliteten af arbejdet – tværtimod.

Sæt mindre tid af – og nå mere

Langt de fleste har prøvet at udskyde noget til sidste øjeblik. Også selvom de egentlig havde haft tid til at færdiggøre opgaven før eller kunne have lavet den hurtigere. Og det er det, Parkinsons Lov fra 1957 er med til at sætte ord på. Der er altså et stort potentiale i at kigge nærmere på, hvordan vi planlægger og prioriterer vores tid og ikke mindst, hvordan vi sætter deadlines. Det gælder både for den enkelte og for virksomheder. Realistiske deadlines er nemlig ikke en stressfaktor, men en motivation, der hjælper os med at arbejde effektivt.

Pomodoroteknik – Øg effektiviteten på din arbejdsplads

25 minutters uforstyrret arbejde og 5 minutters indlagt pause – sådan arbejder vi i IIH Nordic. Når man giver en opgave sin udelte opmærksomhed, kan man nemlig løse den mere effektivt – men det kræver både tilvænning og gode rammer at få succes med Pomodoroteknikken på arbejdspladsen.

Den menneskelige koncentrationsevne

20-30 minutter. Så længe mener hjerneforskere, at et menneske kan koncentrere sig ad gangen. Men hvad sker der, når vi bliver forstyrret midt i en arbejdsopgave? Små forstyrrelser fra sociale medier, e-mails, opkald eller kollegaer kan betyde, at vi kortvarigt fjerner fokus fra det, vi er i gang med – og selvom vi ikke altid er bevidste om, at vi bliver forstyrret, så igangsætter forstyrrelserne nemlig en række processer i hjernen og nervesystemet. Det betyder, at der kan gå op til 15 minutter før vores mentale opmærksomhed igen er opslugt af opgaven og vi er fuldt fokuserede på at løse den.

At kunne arbejde uforstyrret har altså stor betydning for, hvor effektivt og koncentreret vi arbejder – og det er her Pomodoroteknikken kommer ind i billedet. Teknikken er nemlig baseret på vores evne til at koncentrere os og vores behov for pauser – det kan hjælpe os med at blive mere fokuserede.

Hvad er Pomodoroteknik?

Pomodoroteknikken går i al sin enkelthed ud på, at man:

Arbejde koncentreret med en opgave i 25 minutter
Holder 5 minutters pause
Påbegynder et nyt arbejdsinterval på 25 minutter

Det korte arbejdsinterval kalder man i daglig tale bare ”en Pomodoro”. Pomodoroteknikken blev opfundet af Francesco Cirillo i slutningen af 1980’erne, men her knap 30 år efter er den måske mere relevant end nogensinde før. I det moderne kontorlandskab er det nemlig tæt på umuligt at undgå forstyrrelser.

De rigtige rammer

Vi styrer ikke altid selv, hvor vores opmærksomhed rettes hen. Det betyder, at man godt kan beslutte sig for at arbejde koncentreret i 25 minutter, men om det lykkes, afhænger helt af vores rammer og omgivelser. At arbejde effektivt med Pomodoroteknik, handler nemlig også om at skabe gode vilkår for at arbejde koncentreret. Det har vi gjort i IIH Nordic ved at implementere:

Storskærme med Pomodoro-timer og status: Er din kollega i gang med en Pomodoro og hvor lang tid er der, til du kan forstyrre ham eller hende? Det giver vores storskærme svar på. De giver nemlig et overblik alle virksomhedens medarbejdere. Det gør det let for dig at sende et signal til kollegaerne, når du gerne vil arbejde uforstyrret – og det gør det let for dine kollegaer at se, om det er et godt tidspunkt at afbryde dig på.
Lamper ved alle arbejdsstationer: Vores Pomodorolamper tjener samme formål som skærmene. Ved hver arbejdsstation er der nemlig installereret en lampe, som enten lyser grønt eller rødt afhængig af, om medarbejderen må forstyrres eller er i gang med en Pomodoro.
Høretelefoner og koncentrationsmusik: I et åbent kontorlandskab er koncentrationsmusik guld værd – det giver nemlig mulighed for at arbejde uden forstyrrelser – og så sender det samtidig et tydeligt signal til kollegerne om, at du er i gang med en opgave.

Resultater med Pomodoroteknikken

I IIH Nordic har vi indrettet vores arbejdsdag med henblik på at udnytte vores evne til at koncentrere os bedst muligt – og det er Pomodoroteknikken en integreret del af. Implementeringen af de korte arbejdsintervaller med indlagt pauser har bl.a. betydet, at vores medarbejdere i dag løser deres arbejdsopgaver mere effektivt end de gjorde tidligere. Men det har også skabt en kultur, hvor man respekterer hinandens behov og måde at arbejde på.

I dag laver hver medarbejder minimum 12 Pomodoroer pr. uge. Det svarer til mindst 5 timers uforstyrret arbejde om ugen for den enkelte.