Ny mødekultur sparede 3 fuldtidsstillinger

Ledere bruger i gennemsnit 17 timer om ugen på møder – men hvad bruger vi egentlig al den tid på at tale om? I IIH Nordic satte vi os for at ændre mødekulturen for at frigive tid til andre opgaver – både for ledere og medarbejdere. Det har sparet os for 5760 arbejdstimer årligt -eller det, der svarer til 3 fuldtidsstillinger!

Møder – en tidsrøver af de helt store

I 1994 publicerede Abraham Bergman artiklen ”Meeting Mania”, hvor han kritiserede det, han betegnede som en administrativ sygdom – nemlig vores mødekultur. Selvom kritikken var rettet specifikt mod sundhedssektoren, så var situationen genkendelig i de fleste andre sektorer og brancher; man holdt for mange, for lange og for uorganiserede møder. Og her 15 år senere er vi ikke blevet meget bedre. I langt de fleste virksomheder er møder fortsat en stor del af arbejdslivet.

Det satte vi os få at gøre noget ved i IIH Nordic.

Ny mødekultur: 5 fundamentale forandringer

Møder er en integreret del af dagligdagen i de fleste virksomheder – også i vores. Og selvom nogle af de møder vi holder, er overflødige, så kan det være svært selv at få øje på. Det havde vi i hvert fald. Derfor startede vi et helt andet sted, nemlig med at kigge på rammerne for vores møder. Det mundede ud i 5 konkrete tiltag, der var lette at forstå og implementere i organisationen:

1. Kortere møder

I IIH Nordic ændrede vi varigheden af møderne fra 60 og 30 minutter til 45 og 20 minutter. Det betød, at det samme skulle gennemgås på kortere tid – men hvis man er erfaren mødegænger, så ved man nok også, at de fleste møder sagtens kunne afholdes mere effektivt.

1. Færre deltagere

Har du nogensinde siddet 10 mennesker til et møde, der reelt kun havde 4 mødedeltagere. Sådan er det ofte. Derfor satte vi os for at skære ned på antallet af deltagere til møderne, så det kun var de personer, der havde en aktiv rolle, der sad med ved bordet.

1. Møder efter frokost

Videnskabelige undersøgelser har vist, at vi er mest arbejdsvillige før frokost. Om formiddagen har vi nemlig mere energi, overskud og lyst til at arbejde end senere på dagen. Derfor indførte vi en regel om, at møder skulle afholdes efter frokost. På den måde har vi reserveret de mest produktive timer på arbejdsdagen til at løse reelle opgaver.

1. Bedre forberedelse

De bedste og mest effektive møder har velforberedte deltagere, men for at kunne være godt forberedt kræver det, at man ved hvad der skal gennemgås på mødet. Derfor har vi gjort det obligatorisk for den, der planlægger mødet, at lave en agenda for alle deltagere. Sådan giver vi mødedeltagerne optimale betingelser for at møde forberedt op – og ingen undskyldning for ikke at være forberedt.

1. Timere i alle mødelokaler

Èt er at lave nye møderegler, som man forventer, at de ansatte overholder. Men mange års mødekultur ændres ikke over natten. For at minde vores ansatte om de nye tiltag, placerede vi en timer i alle mødelokaler – og i dag er det blevet en vane, at vi sætter timeren til 20 eller 45 minutter, inden vi starter et møde.

 Hvordan går det så med møderne i IIH Nordic?

Det er et par år siden, at den nye mødekultur trådte i kraft i IIH Nordic – og den er blevet taget godt imod. Både af medarbejdere, kunder og samarbejdspartnere. Og så sparer de nye møderegler os for 480 arbejdstimer om måneden eller 5760 timer om året – arbejdstid, som vi kan bruge til at dygtiggøre os og leverer bedre resultater til vores kunder. Det svarer i øvrigt til arbejdstiden for tre fuldtidsansatte – løber I stærkt i jeres virksomhed og kunne bruge en ekstra medarbejdere eller mere tid til at løse opgaver i dagligdagen? Så er mødekulturen et oplagt sted at gribe fat.